Politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité explique comment UnionStack Software Inc. recueille, utilise, communique, conserve et protège les renseignements personnels dans le cadre de unionstack.ca, de la plateforme UnionStack, des applications connexes et de ses activités commerciales. Dans cette politique, UnionStack Software Inc. est désignée par UnionStack, nous ou notre.

UnionStack est conçu pour les syndicats. Les renseignements traités par la plateforme peuvent être sensibles. Nous utilisons les renseignements personnels uniquement à des fins déterminées, limitons l’accès selon le rôle et l’environnement client et appliquons des mesures de protection contractuelles, organisationnelles et techniques adaptées aux renseignements.

1. Portée et responsabilité

Renseignements sous la responsabilité d’UnionStack

UnionStack détermine la façon de traiter les renseignements personnels lorsque vous visitez son site Web public, communiquez avec elle, demandez un essai, administrez un compte UnionStack, recevez du soutien ou interagissez avec son entreprise, ou lorsqu’elle utilise des renseignements pour exploiter, sécuriser et améliorer ses services. UnionStack est responsable des pratiques décrites dans cette politique à l’égard de ces renseignements.

Renseignements sous la responsabilité du client

Un syndicat ou une autre organisation abonnée détermine les fins et les modalités d’utilisation de ses dossiers dans UnionStack. Ces renseignements sous la responsabilité du client peuvent comprendre des dossiers concernant des membres, des employés, des représentants, des organisateurs, des participants à des événements et d’autres personnes liées au client. UnionStack traite ces renseignements pour fournir le service, conformément aux instructions du client, à son entente avec celui-ci et aux lois applicables.

Si vos renseignements ont été saisis dans UnionStack par un syndicat ou une autre organisation abonnée, adressez d’abord à cette organisation vos questions concernant l’accès, la rectification, la suppression et le consentement. UnionStack aide les clients à répondre aux demandes valides, mais ne peut généralement pas décider seule de l’utilisation ou de la suppression de leurs dossiers.

2. Renseignements que nous traitons

Les renseignements que nous traitons dépendent de votre relation avec UnionStack et des fonctionnalités que le client choisit d’utiliser. Ils peuvent comprendre les catégories suivantes.

• Demandes provenant du site Web et demandes commerciales : nom, adresse courriel, organisation, sujet de la demande et message.
• Renseignements sur les comptes et leur administration : coordonnées, identifiants de connexion, rôles, autorisations, événements d’authentification, état du compte et communications de soutien.
• Dossiers des personnes et des membres : coordonnées, identifiants, renseignements sur l’adhésion, postes, classifications, relations, organisations et conventions.
• Renseignements sur les dossiers et les griefs : participants, notes, échéances, éléments de preuve, documents, décisions et correspondance.
• Renseignements sur les communications : configuration des boîtes de courriel connectées, expéditeurs et destinataires, contenu des messages, pièces jointes, état de livraison, consentements et dossiers d’exclusion des envois.
• Renseignements sur les réunions, la collaboration et les événements : présences, inscriptions, ordres du jour, procès-verbaux, contacts d’urgence et besoins d’adaptation ou d’accessibilité.
• Renseignements sur la syndicalisation et les opérations de grève : relations de campagne, évaluations, éléments de preuve, présences, horaires, alertes, contraintes d’accessibilité, incidents et dossiers de paiement.
• Renseignements financiers : cotisations et remises, dépenses, reçus, état des paiements, renseignements bancaires, identifiants fiscaux et documents fiscaux ou de retenues lorsque le client utilise ces fonctions.
• Renseignements sur le site des membres et les cartes de membre numériques : activités du portail, admissibilité, identifiants de carte et renseignements sélectionnés pour une carte émise dans un portefeuille numérique.
• Renseignements techniques et de sécurité : adresse IP, renseignements sur le navigateur et l’appareil, horodatage des requêtes, événements de diagnostic, historique d’audit et alertes de sécurité.
• Renseignements sur les abonnements et les paiements. Stripe peut recueillir directement les renseignements de carte de paiement. UnionStack peut recevoir de Stripe des renseignements sur le client, l’abonnement, les factures et l’état des paiements, mais n’a pas besoin de conserver le code de sécurité d’une carte.
• Déclarations de paie et de remises des employeurs, périodes de déclaration, fichiers sources, corrections, coordonnées des responsables de la paie délégués et traces de soumission, de validation et d’examen.
• Renseignements de négociation collective, notamment la participation aux comités, les mandats, les positions confidentielles, les brouillons personnels, les propositions, les échanges, les évaluations de coûts et les preuves de règlement ou de ratification.
• Demandes de services aux membres et réponses aux formulaires, notamment les modifications de profil proposées, les questions sur les cotisations, les pièces justificatives soumises, les dossiers de formation ou de qualification et l’historique des examens qui en résultent.
• Éléments probants des processus et des communications, notamment les affectations de tâches, les approbations, les révisions, les choix d’exclusion des envois, les rapports de livraison ou d’échec des fournisseurs et les accusés de réception opérationnels consignés séparément.

Renseignements sensibles

Les dossiers sous la responsabilité du client peuvent révéler l’appartenance syndicale, des activités de relations du travail, des renseignements financiers, des identifiants gouvernementaux, des besoins d’accessibilité, des renseignements d’urgence ou d’autres renseignements considérés comme sensibles selon les lois applicables. Les clients ne devraient recueillir et utiliser des renseignements sensibles que lorsque cela est nécessaire et autorisé. UnionStack applique des contrôles supplémentaires d’accès, de chiffrement, d’audit, de conservation et de communication lorsque la fonctionnalité concernée les prend en charge.

N’envoyez pas de dossiers de membres, de détails de dossier ou d’autres renseignements confidentiels au moyen des formulaires de contact ou de demande de confidentialité du site Web public. Nous vous proposerons un moyen sécurisé si nous avons besoin de renseignements supplémentaires pour vérifier ou traiter une demande.

3. Provenance des renseignements

Nous pouvons recevoir des renseignements personnels directement de vous, d’un client d’UnionStack ou de ses utilisateurs autorisés, au moyen d’un import ou d’une API autorisés, d’une boîte de courriel ou d’une intégration connectées, d’un fournisseur d’identité ou de paiement, de formulaires d’inscription publics, ainsi qu’automatiquement dans le cadre du fonctionnement des services et de la journalisation de sécurité.

Le client choisit les intégrations facultatives à configurer et doit disposer de l’autorité nécessaire pour connecter un compte, importer des renseignements et donner à UnionStack des instructions de traitement.

Un employeur ou son responsable de la paie dûment délégué peut fournir des déclarations de paie, des corrections et des pièces justificatives pour un client. Un membre peut présenter une demande admissible ou répondre à un formulaire dans le portail. Ces accès demeurent assujettis aux instructions du client et aux règles applicables d’identité, de délégation, de public autorisé et d’accès aux dossiers; la soumission de renseignements ne les rend pas publics et ne donne pas un accès général aux dossiers du client.

4. Fins d’utilisation des renseignements

• Fournir, configurer et administrer les services UnionStack pour les clients et les utilisateurs autorisés.
• Créer et protéger les comptes, authentifier les utilisateurs et faire respecter les rôles et les autorisations.
• Conserver les dossiers clients connectés et exécuter les processus lancés ou configurés par les utilisateurs autorisés.
• Fournir du soutien, répondre aux demandes et communiquer au sujet des essais, des abonnements, des changements de service et des questions de sécurité.
• Traiter les abonnements, les factures et les paiements.
• Détecter les abus, prévenir la fraude, enquêter sur les événements de sécurité, tenir les dossiers d’audit et protéger la disponibilité et l’intégrité des services.
• Surveiller la fiabilité, diagnostiquer les erreurs et améliorer le fonctionnement des services.
• Respecter les obligations légales, réglementaires, comptables et contractuelles et constater, exercer ou défendre des droits en justice.
• Utiliser des outils d’analyse facultatifs sur le site Web public uniquement après l’acceptation des témoins d’analyse par le visiteur.

Selon le contexte et les lois applicables, nous nous fondons sur le consentement, l’exécution d’un contrat, le respect d’obligations légales et des fins commerciales légitimes qui ne prévalent pas sur les droits de la personne. Il incombe au client de déterminer l’autorité applicable à son utilisation des renseignements sous sa responsabilité.

Les processus configurés par le client peuvent utiliser ces dossiers pour examiner les écarts de paie, rapprocher les cotisations et les fonds reçus, expliquer les évaluations de statut fondées sur des règles, coordonner la représentation ou la négociation, examiner les demandes des membres et consigner les décisions autorisées. Le client détermine la fin opérationnelle permise, les règles applicables et les personnes responsables de l’examen. Un choix relatif à l’analytique du site Web n’autorise pas ces utilisations distinctes des renseignements sous la responsabilité du client.

5. Communication des renseignements

UnionStack ne vend pas de renseignements personnels. Nous communiquons des renseignements uniquement dans la mesure nécessaire pour fournir et sécuriser les services, suivre les instructions autorisées d’un client, réaliser une transaction, répondre à une exigence légale valide, protéger les droits et la sécurité ou réaliser une opération d’entreprise assortie de mesures de protection appropriées.

Les utilisateurs autorisés d’un client peuvent consulter les renseignements selon la configuration de ce client, les relations entre les dossiers et les autorisations fondées sur les rôles. Les clients doivent attribuer les accès appropriés et les réviser lorsque les responsabilités changent.

Fournisseurs de services et intégrations facultatives

Nous faisons appel à des fournisseurs de services soumis à des protections contractuelles ou équivalentes. Selon le déploiement et la configuration du client, il peut s’agir de fournisseurs d’hébergement et de stockage, de Microsoft ou de Google pour l’identité et le courriel connecté, de fournisseurs IMAP et SMTP choisis par le client, de Stripe pour les paiements d’abonnement, de Mailchimp pour la synchronisation autorisée des audiences, de Google Maps Platform pour l’aide à la saisie d’adresses, de Google Wallet et d’Apple Wallet pour les cartes de membre demandées, du service de notifications poussées d’Apple pour la mise à jour des cartes, ainsi que de fournisseurs de surveillance opérationnelle, de livraison de courriel, d’analyse de sécurité et de mandataires inverses.

Une intégration reçoit uniquement les renseignements nécessaires à la fonction choisie. Les fournisseurs peuvent faire appel à des sous-traitants ou communiquer des renseignements lorsque la loi l’exige. Leur traitement indépendant des renseignements est également régi par leurs modalités et avis de confidentialité. Les clients devraient examiner les flux des fournisseurs facultatifs lors de la configuration et de l’approvisionnement.

L’accès libre-service des employeurs est limité aux arrangements autorisés et aux déclarations, diagnostics ou relevés permis. Il est distinct des permissions du personnel et des membres. Les sites publics affichent le contenu sélectionné pour publication; les services aux membres authentifiés, le traitement interne des dossiers et les documents confidentiels de négociation s’adressent à des publics différents. Le client doit choisir les destinataires autorisés, publier les avis appropriés et examiner ce qu’il rend public ou communique à l’extérieur.

6. Emplacement des données et traitement international

Les services de production UnionStack et les données principales des clients sont hébergés au Canada. L’hébergement au Canada ne signifie pas que tous les flux de données activés restent exclusivement au Canada. Des fournisseurs facultatifs choisis par UnionStack ou par un client peuvent traiter des renseignements limités dans une autre province, un autre pays ou un autre territoire. Les renseignements traités ailleurs peuvent être accessibles aux tribunaux, aux organismes d’application de la loi ou aux autorités de réglementation selon les lois de ce territoire.

UnionStack demeure responsable des fournisseurs qu’elle engage pour traiter des renseignements personnels en son nom et applique des mesures contractuelles, techniques et organisationnelles destinées à assurer un niveau de protection comparable. Le client demeure responsable de l’évaluation des fournisseurs qu’il choisit ou connecte.

7. Données des utilisateurs de Google

Lorsqu’un administrateur client autorisé connecte une boîte Gmail, UnionStack accède au compte connecté uniquement pour les fonctions de courriel autorisées par cet administrateur. Cela peut comprendre l’identité de la boîte, les métadonnées des messages, les renseignements sur les expéditeurs et les destinataires, le corps des messages et les pièces jointes. UnionStack utilise ces renseignements pour recevoir et envoyer des courriels, conserver les fils de correspondance, associer les messages aux dossiers opérationnels autorisés, prendre en charge la réception des dossiers configurée par le client et diagnostiquer les problèmes de livraison ou de connexion de la boîte.

Les renseignements de la boîte Google peuvent être conservés dans l’environnement UnionStack du client afin que les utilisateurs autorisés puissent traiter la correspondance et conserver un dossier opérationnel vérifiable. L’accès est régi par les rôles du client et les autorisations des dossiers. UnionStack n’utilise pas les données des utilisateurs de Google à des fins publicitaires, ne les vend pas et n’en autorise pas la lecture par des personnes, sauf si cela est nécessaire pour fournir du soutien ou assurer la sécurité, respecter la loi ou exécuter une action autorisée par le client.

Un administrateur client peut déconnecter une boîte Google. La déconnexion interrompt toute nouvelle synchronisation, mais ne supprime pas automatiquement la correspondance déjà conservée comme dossier client. Le client contrôle la conservation et la suppression de cette correspondance, sous réserve des règles de conservation configurées, des gels juridiques et des lois applicables. Les demandes concernant la correspondance client conservée devraient être adressées au client.

L’utilisation et le transfert par UnionStack des renseignements reçus des API Google respectent la Google API Services User Data Policy, y compris ses exigences Limited Use. UnionStack présente des renseignements supplémentaires lors de la connexion d’une boîte afin que l’administrateur puisse comprendre les accès demandés avant de les autoriser.

8. Témoins et analyse du site public

Le site Web public d’UnionStack ne charge pas Google Analytics à moins qu’UnionStack l’ait configuré et que vous choisissiez Accepter l’analyse. Si cet outil est activé et accepté, Google Analytics utilise des témoins internes et reçoit notamment un identifiant de navigateur généré aléatoirement, les pages visitées, des renseignements de provenance, les caractéristiques du navigateur et de l’appareil, une localisation approximative et l’horodatage des événements. La personnalisation publicitaire et Google Signals sont désactivés dans l’intégration du site Web.

Votre choix d’analyse est conservé dans votre navigateur pour que le site le respecte lors de visites ultérieures. Vous pouvez le modifier à la page d’information sur les témoins. La vérification Search Console, le plan du site, RSS et llms.txt ne créent pas de témoins d’analyse. Les services UnionStack authentifiés peuvent utiliser des témoins essentiels ou un stockage similaire pour la connexion, la sécurité, la continuité des sessions et les préférences des utilisateurs. Il n’est pas toujours possible de désactiver les technologies essentielles sans mettre fin à la fonction correspondante.

Avec votre acceptation de l’analytique, nous mesurons les visites, les liens vers la visite du produit et l’essai, les demandes de présentation et les demandes envoyées avec succès par les formulaires publics, selon une catégorie de sujet prédéfinie. Ces renseignements nous aident à comprendre quelles ressources facilitent l’évaluation d’UnionStack et à améliorer le parcours de demande de renseignements. Un clic ou un début de formulaire est distinct d’une demande envoyée avec succès.

Nos événements de mesure personnalisés utilisent les chemins des pages publiques, la langue, l’emplacement de l’appel à l’action et des catégories de demande prédéfinies. Ils excluent les noms, les adresses courriel, les noms d’organisation et le contenu des messages, et retirent les paramètres de requête et les fragments de l’adresse de page fournie par ce code. Google Analytics peut aussi consigner des métadonnées techniques d’interaction, comme le début d’un formulaire, selon sa mesure automatique configurée. L’analytique utilise des identifiants de navigateur et n’est pas présentée comme une collecte anonyme. Google peut traiter ces renseignements à l’extérieur du Canada selon ses modalités et pratiques de confidentialité applicables.

9. Conservation et suppression

UnionStack conserve les renseignements personnels uniquement pendant la durée raisonnablement nécessaire à la fin déterminée, aux instructions documentées du client, aux exigences contractuelles, à la sécurité, au règlement des différends et aux lois applicables. La durée dépend du type et du contexte des renseignements plutôt que d’une période unique.

• Les dossiers sous la responsabilité du client sont conservés selon sa configuration et ses instructions, sous réserve des contrôles de conservation du produit, des gels juridiques, des sauvegardes et des lois applicables.
• Les renseignements sur les comptes et les abonnements sont conservés tant qu’ils sont nécessaires à la fourniture et à l’administration du service, puis pendant une période raisonnable après la fin de la relation.
• Les dossiers de facturation, de comptabilité et les documents fiscaux ou de retenues certifiés sont conservés pendant la période exigée par les obligations fiscales, d’emploi, comptables et autres obligations applicables. Certains documents fiscaux certifiés peuvent devoir être conservés pendant six ans après l’année d’imposition concernée.
• Les demandes de soutien, de vente et de confidentialité sont conservées assez longtemps pour y répondre, tenir un dossier approprié et respecter les obligations légales.
• Les dossiers de sécurité, d’audit et de diagnostic sont conservés selon leur risque, leur objectif opérationnel et leur catégorie de conservation configurée.
• Les sauvegardes sont protégées et expirent selon des cycles contrôlés. La suppression des systèmes actifs peut ne pas retirer immédiatement les renseignements d’une sauvegarde immuable, mais tout renseignement restauré demeure soumis à l’exigence initiale de suppression.

Lorsque la suppression n’est pas permise ou ne peut être immédiate sur le plan technique, nous limitons les utilisations ultérieures et ne conservons que les éléments requis. Les renseignements regroupés ou dépersonnalisés qui ne permettent pas raisonnablement d’identifier une personne peuvent être conservés pour l’analyse opérationnelle.

Les sources de paie et leurs corrections, les écritures financières, l’historique des approbations, les preuves de négociation, les réponses aux formulaires et les demandes des membres peuvent avoir des exigences de conservation différentes. Une correction ou un retrait n’efface pas nécessairement les preuves d’origine ou l’historique d’audit. Les instructions du client, les règles de gestion des dossiers et les obligations de préservation applicables déterminent ce qui doit être conservé et qui peut y accéder; une intégration facultative ne remplace pas ces exigences.

Les demandes du site public sont transmises par notre fournisseur de courriel configuré et conservées dans la boîte professionnelle désignée et les sauvegardes du fournisseur, selon les besoins pour répondre et garder une trace appropriée. Envoyer une demande ne vous abonne pas à une liste de diffusion marketing. L’expiration des témoins analytiques est distincte de la conservation par Google des données d’événements et des données individuelles, qui dépend des paramètres de la propriété et des pratiques applicables du fournisseur. Le retrait du consentement arrête les futures mesures facultatives de cette intégration; il ne supprime pas automatiquement les renseignements déjà traités. Communiquez avec le responsable de la protection des renseignements personnels pour toute question d’accès, de conservation ou de suppression.

10. Mesures de sécurité

UnionStack applique des mesures administratives, techniques et physiques adaptées à la sensibilité des renseignements. Elles comprennent la séparation des environnements clients, l’autorisation fondée sur les rôles, le chiffrement en transit et au repos lorsqu’il est pris en charge, la protection des identifiants, les dossiers d’audit, les pratiques de développement sécurisé, la surveillance, les contrôles de sauvegarde et les procédures de réponse aux incidents.

Aucun service Internet ou système de stockage ne peut être garanti entièrement sécurisé. Les clients et les utilisateurs doivent protéger leurs identifiants, utiliser les paramètres d’accès appropriés et informer rapidement UnionStack de tout accès non autorisé soupçonné. Des renseignements supplémentaires figurent à la page Sécurité et confiance.

11. Accès, rectification et choix de confidentialité

Selon les lois applicables, vous pouvez demander l’accès aux renseignements personnels sous la responsabilité d’UnionStack, leur rectification, le retrait du consentement pour les traitements facultatifs futurs ou des renseignements sur leur conservation et leur communication. Ces droits peuvent être limités lorsque la vie privée d’une autre personne, le secret professionnel, un gel juridique, la sécurité, des obligations contractuelles ou une autre exception légale s’appliquent.

Soumettez votre demande à unionstack.ca/data-request ou écrivez à legal@unionstack.ca. Nous pourrions devoir vérifier votre identité et préciser la portée de la demande avant d’y répondre. Nous ne vous demanderons pas de verser des dossiers sensibles dans le formulaire public. Si la demande vise des renseignements sous la responsabilité d’un client UnionStack, nous la dirigerons normalement vers ce client ou l’aiderons à y répondre.

Vous pouvez modifier votre choix d’analyse du site public à unionstack.ca/cookies. Vous pouvez vous désabonner des communications commerciales facultatives d’UnionStack en suivant les instructions du message. Le retrait du consentement n’a pas d’effet sur les traitements déjà réalisés et peut ne pas s’appliquer aux renseignements nécessaires à la fourniture d’un service demandé ou au respect d’obligations légales.

12. Mineurs

UnionStack ne destine pas son site Web public, ses essais ou ses comptes d’administration client aux enfants. Un client peut détenir légalement des dossiers concernant des membres, des personnes à charge, des participants à des événements ou d’autres personnes mineures. Il lui incombe d’obtenir toute autorisation requise et d’utiliser des avis ou des consentements adaptés à l’âge. UnionStack traite ces dossiers uniquement pour fournir le service, conformément aux instructions du client et aux lois applicables.

13. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique lorsque nos pratiques, nos services, nos fournisseurs ou nos obligations légales changent. La date révisée sera publiée en haut de la politique. Lorsqu’un changement touche de façon importante notre traitement des renseignements personnels, nous fournirons un avis supplémentaire lorsque cela est approprié ou exigé.

Lorsque cela est requis, nous expliquerons toute nouvelle fin ou communication substantielle et obtiendrons le consentement nécessaire avant sa mise en œuvre. Les clients doivent aussi revoir leurs propres avis destinés aux membres, aux employeurs et aux participants lorsqu’ils activent un processus qui modifie leur traitement des renseignements personnels.

14. Communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels

Les questions, demandes de confidentialité et plaintes peuvent être adressées au responsable de la protection des renseignements personnels à legal@unionstack.ca ou au moyen de unionstack.ca/data-request.

UnionStack Software Inc., 224 Eagle Pl, Regina, Saskatchewan S4Y 1H4, Canada

Nous examinerons les plaintes, enquêterons au besoin et expliquerons le résultat. Vous pouvez également communiquer avec l’autorité de protection des renseignements personnels compétente.