La configuration est utile lorsque chaque champ a un responsable et une finalité. Le simple fait qu’une valeur figurait dans une ancienne feuille de calcul ne justifie pas sa collecte.
Étape 01
Partir d’une décision
Pour chaque champ proposé, déterminez qui le remplit, qui l’utilise et quelle action ou quel rapport en dépend.
Étape 02
Choisir le dossier responsable
Placez la valeur dans le dossier de personne, de poste, d’organisation, de convention ou de cas qui doit la tenir à jour.
Étape 03
Tester les cas limites
Essayez des dossiers ordinaires, inhabituels et incomplets avant de rendre un champ obligatoire ou de le publier à un public plus large.
Un exemple pratique
Avant d’ajouter un champ texte « Section locale » à chaque personne, déterminez si la valeur appartient à une relation organisationnelle ou à un poste. Une relation structurée conserve les dates et soutient le travail limité à une portée. Réservez les champs personnalisés aux renseignements propres au type de dossier.
Vérifications à effectuer
- Documentez les valeurs permises, le caractère obligatoire et la personne autorisée à corriger chaque champ.
- Essayez le champ dans une recherche, une importation et une tâche réelle avant son adoption.