Une entrée de calendrier indique quand. Un dossier de réunion utile précise aussi pourquoi, qui doit se préparer, quels documents s’appliquent et où les décisions seront consignées.
Étape 01
Établir le contexte
Consignez la finalité, l’heure, le lieu, les rôles des participants et le dossier ou l’organisation relié.
Étape 02
Préparer les participants
Joignez l’ordre du jour et les documents d’appui actuels, puis vérifiez les choix de confirmation de présence et de notification.
Étape 03
Compléter le dossier
Consignez les présences, le procès-verbal, les décisions et les actions, puis appliquez la visibilité prévue pour les membres ou le public.
Un exemple pratique
Préparez une réunion de révision de grief avec un objectif, des participants nommés, les documents actuels et un lien au dossier. Après la réunion, consignez les décisions et l’emplacement des suivis. Une invitation calendrier n’explique pas à elle seule la décision.
Vérifications à effectuer
- Confirmez fuseau horaire, lieu et public avant les invitations.