La conversation doit rester la source de ses messages et pièces jointes. Le dossier relié doit fournir le contexte qui les entoure.
Étape 01
Lire le fil complet
Utilisez les participants, les dates, les références et le contenu pour identifier la relation opérationnelle principale.
Étape 02
Créer la relation
Reliez la conversation plutôt que de copier le texte des messages ou les pièces jointes dans un deuxième emplacement.
Étape 03
Tester le transfert de responsabilité
Demandez à un autre membre du personnel autorisé d’ouvrir le dossier et de retrouver la conversation sans l’aide du responsable de la boîte.
Un exemple pratique
Liez une conversation existante à un dossier, puis demandez à une autre personne autorisée de l’ouvrir depuis ce dossier. Vérifiez participants et pièces jointes dans le fil complet. Examinez les destinataires avant tout transfert hors du contexte initial.
Vérifications à effectuer
- Utilisez la conversation comme source des messages et le dossier comme contexte de travail.