Une norme utilisable explique au personnel comment nommer, classer, corriger et relier les dossiers qu’il traite le plus souvent.
Étape 01
Définir le minimum de renseignements requis
Déterminez ce qui rend chaque dossier important utilisable sans recueillir de renseignements personnels inutiles.
Étape 02
Contrôler le vocabulaire commun
Normalisez les types, les statuts et les classifications que les équipes doivent filtrer ou interpréter de façon cohérente.
Étape 03
Créer un processus de correction
Attribuez la responsabilité de l’examen des doublons, des erreurs de relation et des valeurs contestées pour éviter la création de dossiers parallèles.
Un exemple pratique
Une adresse courriel manquante, un titre non vérifié et un doublon présumé exigent des décisions et responsables différents. Ouvrez le dossier source à partir du constat, examinez les preuves et justifiez sa résolution ou son rejet. Un rejet doit expliquer pourquoi aucune correction ne convient.
Vérifications à effectuer
- Examinez les constats selon leur conséquence et leur ancienneté, pas seulement leur facilité de clôture.
- Vérifiez qu’un constat résolu correspond au dossier source maintenu.