Un nouveau type de dossier est justifié lorsque la procédure, les accès, les renseignements requis ou le résultat diffèrent réellement, et non simplement parce qu’une équipe utilise un autre nom.
Étape 01
Représenter la procédure
Documentez la réception, les points de décision, les responsabilités, les preuves et les conditions de clôture avant de configurer les étapes.
Étape 02
Distinguer les variantes significatives
Utilisez des types distincts uniquement lorsque le flux de travail ou la limite de gouvernance change réellement.
Étape 03
Tester les dossiers incomplets et exceptionnels
Vérifiez que le personnel peut enregistrer le travail en cours approprié et traiter les parcours qui ne suivent pas la séquence habituelle.
Un exemple pratique
Comparez un grief, une demande de renseignements et une question de membre. Séparez les types lorsque les étapes, preuves requises ou résultats de clôture diffèrent. Une priorité commune peut servir sans créer une procédure par service.
Vérifications à effectuer
- Essayez une réception incomplète et une clôture exceptionnelle en plus du cas habituel.