Les notes servent à l’analyse et aux décisions; les étiquettes facilitent la recherche cohérente. Elles ne doivent pas remplacer les participants, les étapes, les résultats et les autres faits structurés.
Étape 01
Définir la finalité des notes
Distinguez les mises à jour opérationnelles, les analyses et les décisions, et évitez de copier des messages ou des preuves en entier dans les notes.
Étape 02
Encadrer le vocabulaire des étiquettes
Maintenez un petit ensemble contrôlé, regroupez les synonymes et retirez les valeurs qui ne servent plus au filtrage.
Étape 03
Examiner le contenu sensible
Respectez les limites d’accès du dossier et évitez les renseignements personnels inutiles dans les champs de texte libre.
Un exemple pratique
Une note datée explique le choix de la prochaine étape; une étiquette cohérente aide à repérer les enjeux récurrents. Gardez le résultat, la responsabilité et le lien de convention dans les champs structurés pour comprendre l’état sans lire toutes les notes.
Vérifications à effectuer
- Examinez les étiquettes semblables et convenez de leur réutilisation.