Les preuves exigent plus qu’un téléversement. Un examinateur ultérieur doit savoir ce qu’est le fichier, d’où il vient et s’il s’agit de la version faisant autorité.
Étape 01
Nommer et décrire
Utilisez une convention de nommage approuvée et consignez la source, la date de réception et la pertinence.
Étape 02
Contrôler les versions
Identifiez le document actuel faisant autorité tout en conservant l’historique requis et en tenant compte des suspensions de destruction.
Étape 03
Vérifier les accès
Testez le téléchargement, l’analyse de fichiers et la visibilité avec des comptes représentatifs autorisés et non autorisés.
Un exemple pratique
Séparez la lettre originale de l’employeur, l’annotation du personnel et la copie corrigée. Indiquez la source, la date de réception et la pertinence. Vérifiez que la relève reconnaît le fichier faisant autorité sans un nom comme « final-v3 ».
Vérifications à effectuer
- Vérifiez l’accès et l’exportation d’un document restreint.