Esta Política de privacidad explica cómo UnionStack Software Inc. recopila, utiliza, comunica, almacena y protege la información personal mediante unionstack.ca, la plataforma UnionStack, las aplicaciones relacionadas y nuestras operaciones comerciales. En esta política, UnionStack Software Inc. se denomina UnionStack, nosotros o nuestro.
UnionStack está diseñado para sindicatos. La información tratada en la plataforma puede ser sensible. Utilizamos información personal únicamente para fines identificados, limitamos el acceso según el rol y el entorno del cliente, y aplicamos medidas de protección contractuales, organizativas y técnicas adecuadas para la información.
1. Alcance y responsabilidad
Información bajo el control de UnionStack
UnionStack determina cómo se trata la información personal cuando usted visita nuestro sitio web público, se comunica con nosotros, solicita una prueba, administra una cuenta UnionStack, recibe asistencia o interactúa con nuestra empresa, o cuando utilizamos información para operar, proteger y mejorar nuestros servicios. UnionStack es responsable de las prácticas descritas en esta política respecto de esa información.
Información bajo el control del cliente
Un sindicato u otra organización suscrita determina los fines y la forma de uso de sus registros en UnionStack. Esta información bajo el control del cliente puede incluir registros sobre afiliados, empleados, representantes, organizadores, participantes en eventos y otras personas vinculadas con el cliente. UnionStack trata esa información para prestar el servicio y de acuerdo con las instrucciones del cliente, nuestro acuerdo con él y la legislación aplicable.
Si un sindicato u otra organización suscrita introdujo su información en UnionStack, dirija primero a esa organización las consultas sobre acceso, corrección, eliminación y consentimiento. UnionStack ayuda a los clientes a responder solicitudes válidas, pero por lo general no puede decidir de forma independiente cómo utilizar o eliminar sus registros.
2. Información que tratamos
La información que tratamos depende de su relación con UnionStack y de las funciones que el cliente elija utilizar. Puede incluir las siguientes categorías.
- Consultas del sitio web y comerciales, incluidos su nombre, dirección de correo electrónico, organización, tema de la consulta y mensaje.
- Información de cuentas y administración, incluidos datos de contacto, identificadores de acceso, roles, permisos, eventos de autenticación, estado de la cuenta y comunicaciones de asistencia.
- Registros de personas y afiliación, incluidos datos de contacto, identificadores, detalles de afiliación, puestos, clasificaciones, relaciones, organizaciones y convenios.
- Información de casos y quejas laborales, incluidos participantes, notas, plazos, pruebas, documentos, decisiones y correspondencia.
- Información de comunicaciones, incluida la configuración de buzones conectados, datos del remitente y destinatario, contenido de mensajes, archivos adjuntos, estado de entrega, consentimientos y registros de exclusión de envíos.
- Información de reuniones, colaboración y eventos, incluidas asistencia, inscripciones, órdenes del día, actas, contactos de emergencia y necesidades de adaptación o accesibilidad.
- Información de organización sindical y operaciones de huelga, incluidas relaciones de campaña, evaluaciones, pruebas, asistencia, horarios, alertas, restricciones de accesibilidad, incidentes y registros de pagos.
- Información financiera, incluidos registros de cuotas y remesas, gastos, recibos, estado de pagos, información bancaria, identificadores fiscales y documentos fiscales o de retenciones cuando el cliente utilice esas funciones.
- Información del sitio para afiliados y de las tarjetas digitales de afiliación, incluidas la actividad del portal, la elegibilidad, los identificadores de tarjeta y la información seleccionada para una tarjeta emitida en una billetera digital.
- Información técnica y de seguridad, incluidas dirección IP, información del navegador y dispositivo, marcas de tiempo de solicitudes, eventos de diagnóstico, historial de auditoría y alertas de seguridad.
- Información de suscripción y pagos. Stripe puede recopilar directamente los datos de tarjetas de pago. UnionStack puede recibir de Stripe información del cliente, la suscripción, las facturas y el estado de pago, pero no necesita almacenar el código de seguridad de una tarjeta.
- Declaraciones de nómina y remesas de empleadores, períodos declarados, archivos de origen, correcciones, contactos de nómina delegados y registros de presentación, validación y revisión.
- Información de negociación colectiva, incluida la participación en comités, los mandatos, las posiciones confidenciales, los borradores personales, las propuestas, los intercambios, las estimaciones de costos y las pruebas de acuerdos o ratificaciones.
- Solicitudes de servicios para afiliados y respuestas a formularios, incluidos los cambios de perfil propuestos, las consultas sobre cuotas, las pruebas presentadas, los registros de formación o cualificación y el historial de revisión resultante.
- Pruebas de procesos y comunicaciones, incluidas las asignaciones de tareas, aprobaciones, revisiones, preferencias de exclusión de envíos, informes de entrega o fallo de proveedores y acuses operativos registrados por separado.
Información sensible
Los registros bajo el control del cliente pueden revelar afiliación sindical, actividades de relaciones laborales, datos financieros, identificadores gubernamentales, necesidades de accesibilidad, información de emergencia u otra información considerada sensible según la legislación aplicable. Los clientes deben recopilar y utilizar información sensible solo cuando sea necesario y esté autorizado. UnionStack aplica controles adicionales de acceso, cifrado, auditoría, conservación y comunicación cuando la función correspondiente los admite.
No envíe registros de afiliados, detalles de casos ni otra información confidencial mediante los formularios de contacto o de solicitudes de privacidad del sitio web público. Solicitaremos un medio seguro cuando se necesite información adicional para verificar o atender una solicitud.
3. Procedencia de la información
Podemos recibir información personal directamente de usted, de un cliente de UnionStack o de sus usuarios autorizados, mediante una importación o API autorizada, de un buzón o integración conectados, de un proveedor de identidad o pagos, de formularios públicos de inscripción y automáticamente mediante la operación del servicio y los registros de seguridad.
El cliente elige qué integraciones opcionales configurar y es responsable de contar con la autoridad necesaria para conectar una cuenta, importar información e indicar a UnionStack que la trate.
Un empleador o su delegado de nómina autorizado puede aportar declaraciones de nómina, correcciones y pruebas para un Cliente. Un afiliado puede presentar una solicitud admisible o responder un formulario en el portal. Estas vías siguen sujetas a las instrucciones del Cliente y a las reglas aplicables de identidad, delegación, audiencia y acceso a registros; presentar información no la hace pública ni otorga acceso general a los registros del Cliente.
4. Fines de uso de la información
- Prestar, configurar y administrar los servicios UnionStack para clientes y usuarios autorizados.
- Crear y proteger cuentas, autenticar usuarios y aplicar roles y permisos.
- Almacenar registros conectados de los clientes y ejecutar los procesos iniciados o configurados por usuarios autorizados.
- Prestar asistencia, responder consultas y comunicar información sobre pruebas, suscripciones, cambios en el servicio y asuntos de seguridad.
- Procesar suscripciones, facturas y pagos.
- Detectar abusos, prevenir fraudes, investigar eventos de seguridad, mantener registros de auditoría y proteger la disponibilidad e integridad de los servicios.
- Supervisar la fiabilidad, diagnosticar errores y mejorar la operación del servicio.
- Cumplir obligaciones legales, reglamentarias, contables y contractuales y formular, ejercer o defender reclamaciones legales.
- Utilizar herramientas analíticas opcionales en el sitio web público solo después de que el visitante haya aceptado las cookies analíticas.
Según el contexto y la legislación aplicable, nos basamos en el consentimiento, la ejecución de un contrato, el cumplimiento de obligaciones legales y fines comerciales legítimos que no prevalecen sobre los derechos de la persona. El cliente es responsable de determinar la autoridad aplicable a su uso de la información bajo su control.
Los procesos configurados por el Cliente pueden usar estos registros para revisar discrepancias de nómina, conciliar cuotas y fondos recibidos, explicar evaluaciones del estado del afiliado basadas en reglas, coordinar la representación o negociación, revisar solicitudes de afiliados y registrar decisiones autorizadas. El Cliente determina la finalidad operativa permitida, las reglas aplicables y los revisores responsables. La elección de analítica del sitio web no autoriza estos usos separados de información controlada por el Cliente.
5. Comunicación de la información
UnionStack no vende información personal. Comunicamos información únicamente cuando es necesario para prestar y proteger los servicios, seguir instrucciones autorizadas del cliente, completar una transacción, responder a un requerimiento legal válido, proteger derechos y la seguridad o completar una operación societaria con medidas de protección adecuadas.
Los usuarios autorizados de un cliente pueden ver información según la configuración del cliente, las relaciones entre registros y los permisos basados en roles. Los clientes son responsables de asignar accesos adecuados y revisarlos cuando cambien las responsabilidades.
Proveedores de servicios e integraciones opcionales
Utilizamos proveedores de servicios sujetos a medidas de protección contractuales o equivalentes. Según el despliegue y la configuración del cliente, pueden incluir proveedores de alojamiento y almacenamiento, Microsoft o Google para identidad y correo conectado, proveedores IMAP y SMTP elegidos por el cliente, Stripe para pagos de suscripción, Mailchimp para sincronización autorizada de audiencias, Google Maps Platform para asistencia con direcciones, Google Wallet y Apple Wallet para tarjetas de afiliación solicitadas, el servicio de notificaciones push de Apple para actualizaciones de tarjetas y proveedores de supervisión operativa, entrega de correo, análisis de seguridad y proxy inverso.
Una integración recibe únicamente la información necesaria para la función seleccionada. Los proveedores pueden utilizar subencargados o comunicar información cuando la ley lo exija. Su tratamiento independiente de la información también se rige por sus condiciones y avisos de privacidad. Los clientes deben revisar los flujos de proveedores opcionales durante la configuración y la contratación.
El autoservicio para empleadores se limita a los acuerdos autorizados y a las declaraciones, diagnósticos o estados permitidos. Es distinto de los permisos del personal y de los afiliados. Los sitios públicos muestran contenido seleccionado para publicación; los servicios para afiliados autenticados, la gestión interna de casos y los registros confidenciales de negociación tienen audiencias diferentes. El Cliente debe seleccionar destinatarios autorizados, publicar avisos adecuados y revisar lo que hace público o comparte externamente.
6. Ubicación de los datos y tratamiento internacional
Los servicios de producción de UnionStack y los datos principales de los clientes se alojan en Canadá. El alojamiento en Canadá no significa que todos los flujos de datos habilitados permanezcan exclusivamente en Canadá. Los proveedores opcionales elegidos por UnionStack o un cliente pueden tratar información limitada en otra provincia, país o jurisdicción. La información tratada en otros lugares puede ser accesible para tribunales, autoridades policiales o reguladores conforme a las leyes de esa jurisdicción.
UnionStack sigue siendo responsable de los proveedores que contrata para tratar información personal en su nombre y utiliza medidas contractuales, técnicas y organizativas destinadas a ofrecer un nivel de protección comparable. El cliente sigue siendo responsable de evaluar los proveedores que elige o conecta.
7. Datos de usuarios de Google
Cuando un administrador autorizado del cliente conecta un buzón Gmail, UnionStack accede a la cuenta conectada únicamente para las funciones de correo autorizadas por el administrador. Esto puede incluir la identidad del buzón, metadatos de mensajes, datos de remitentes y destinatarios, cuerpos de mensajes y archivos adjuntos. UnionStack utiliza esta información para recibir y enviar correo, mantener hilos de correspondencia, asociar mensajes con registros operativos autorizados, permitir la recepción de casos configurada por el cliente y diagnosticar problemas de entrega o conexión del buzón.
La información del buzón Google puede almacenarse en el entorno UnionStack del cliente para que los usuarios autorizados trabajen con la correspondencia y conserven un registro operativo auditable. El acceso se rige por los roles del cliente y los permisos de los registros. UnionStack no utiliza datos de usuarios de Google para publicidad, no los vende y no permite que las personas los lean, salvo cuando sea necesario para prestar asistencia o proteger la seguridad, cumplir la ley o realizar una acción autorizada por el cliente.
Un administrador del cliente puede desconectar un buzón Google. La desconexión detiene las nuevas sincronizaciones, pero no elimina automáticamente la correspondencia ya conservada como registro del cliente. El cliente controla la conservación y eliminación de la correspondencia almacenada, conforme a las reglas de conservación configuradas, las retenciones legales y la legislación aplicable. Las solicitudes relativas a correspondencia almacenada del cliente deben dirigirse al cliente.
El uso y la transferencia por UnionStack de información recibida de las API de Google cumplen la Google API Services User Data Policy, incluidos los requisitos Limited Use. UnionStack presenta información adicional durante la conexión del buzón para que un administrador entienda el acceso solicitado antes de autorizarlo.
8. Cookies y análisis del sitio público
El sitio web público de UnionStack no carga Google Analytics a menos que UnionStack lo configure y usted elija Aceptar análisis. Si se habilita y acepta, Google Analytics utiliza cookies propias y recibe información como un identificador de navegador generado aleatoriamente, páginas visitadas, datos de referencia, características del navegador y dispositivo, ubicación aproximada y marcas de tiempo de eventos. La personalización publicitaria y Google Signals están desactivados en la integración del sitio web.
Su elección de análisis se guarda en el navegador para que el sitio la respete en visitas posteriores. Puede cambiarla en la página de información sobre cookies. La verificación de Search Console, el mapa del sitio, RSS y llms.txt no establecen cookies analíticas. Los servicios autenticados de UnionStack pueden utilizar cookies esenciales o almacenamiento similar para el acceso, la seguridad, la continuidad de sesiones y las preferencias del usuario. No siempre se pueden desactivar las tecnologías esenciales sin finalizar la función correspondiente.
Con su aceptación de la analítica, medimos visitas, enlaces al recorrido del producto y a la prueba, solicitudes de demostración y consultas enviadas correctamente desde formularios públicos, según una categoría de tema fija. Usamos esta información para comprender qué recursos ayudan a evaluar UnionStack y dónde mejorar el proceso de consulta. Un clic o el inicio de un formulario no equivale a una consulta enviada correctamente.
Nuestros eventos de medición personalizados usan rutas de páginas públicas, idioma, ubicación de las llamadas a la acción y categorías de consulta fijas. Excluyen nombres, direcciones de correo electrónico, nombres de organizaciones y contenido de mensajes, y eliminan parámetros de consulta y fragmentos de la dirección de página proporcionada por este código. Google Analytics también puede registrar metadatos técnicos de interacción, como el inicio de un formulario, mediante su medición automática configurada. La analítica utiliza identificadores del navegador y no se presenta como una recopilación anónima. Google puede tratar esta información fuera de Canadá conforme a sus condiciones y prácticas de privacidad aplicables.
9. Conservación y eliminación
UnionStack conserva información personal únicamente durante el tiempo razonablemente necesario para su finalidad identificada, las instrucciones documentadas del cliente, los requisitos contractuales, la seguridad, la resolución de controversias y la legislación aplicable. La conservación depende del tipo y contexto de la información, en lugar de un único plazo.
- Los registros bajo el control del cliente se conservan según su configuración e instrucciones, sujetos a controles de conservación del producto, retenciones legales, copias de seguridad y legislación aplicable.
- La información de cuentas y suscripciones se conserva mientras sea necesaria para prestar y administrar el servicio y durante un período razonable después de que termine la relación.
- Los registros de facturación, contabilidad y documentos fiscales o de retenciones certificados se conservan durante el plazo exigido por los requisitos fiscales, laborales, contables y demás requisitos aplicables. Algunos documentos fiscales certificados pueden requerir conservación durante seis años después del año fiscal correspondiente.
- Las consultas de asistencia, ventas y privacidad se conservan el tiempo suficiente para responder, mantener un registro adecuado y cumplir obligaciones legales.
- Los registros de seguridad, auditoría y diagnóstico se conservan según su riesgo, finalidad operativa y clase de conservación configurada.
- Las copias de seguridad están protegidas y caducan mediante ciclos controlados. La eliminación de los sistemas activos puede no retirar inmediatamente la información de una copia inmutable, pero la información restaurada sigue sujeta al requisito original de eliminación.
Cuando la eliminación no esté permitida o no pueda ser técnicamente inmediata, restringimos el uso posterior y conservamos únicamente lo necesario. La información agregada o desidentificada que no permita razonablemente identificar a una persona puede conservarse para análisis operativos.
Los archivos de nómina y sus correcciones, los asientos financieros, el historial de aprobaciones, las pruebas de negociación, las respuestas a formularios y las solicitudes de afiliados pueden tener requisitos de conservación distintos. Una corrección o retirada no elimina necesariamente las pruebas originales ni el historial de auditoría. Las instrucciones del Cliente, las reglas de conservación y las obligaciones de preservación aplicables determinan qué debe conservarse y quién puede acceder; una integración opcional no sustituye estos requisitos.
Las consultas del sitio público se entregan mediante nuestro proveedor de correo configurado y se conservan en el buzón empresarial designado y las copias de seguridad del proveedor según sea necesario para responder y mantener un registro adecuado. Enviar una consulta no le suscribe a una lista de correo comercial. La caducidad de las cookies de analítica es distinta de la conservación por Google de datos de eventos y de usuarios, que depende de los ajustes de la propiedad y de las prácticas aplicables del proveedor. Retirar el consentimiento detiene las futuras mediciones opcionales de esta integración; no elimina automáticamente la información ya tratada. Consulte al responsable de privacidad sobre acceso, conservación o eliminación.
10. Medidas de seguridad
UnionStack utiliza medidas administrativas, técnicas y físicas adecuadas para la sensibilidad de la información. Incluyen separación de entornos de clientes, autorización basada en roles, cifrado en tránsito y en reposo cuando sea compatible, credenciales protegidas, registros de auditoría, prácticas de desarrollo seguro, supervisión, controles de copias de seguridad y procedimientos de respuesta a incidentes.
Ningún servicio de Internet ni sistema de almacenamiento puede garantizar una seguridad completa. Los clientes y usuarios deben proteger sus credenciales, utilizar configuraciones de acceso adecuadas y notificar de inmediato a UnionStack cualquier sospecha de acceso no autorizado. Hay más información en la página Seguridad y confianza.
11. Acceso, corrección y opciones de privacidad
Según la legislación aplicable, puede solicitar acceso a información personal bajo el control de UnionStack, pedir su corrección, retirar el consentimiento para futuros tratamientos opcionales o consultar sobre conservación y comunicación. Los derechos pueden limitarse cuando se apliquen la privacidad de otra persona, el secreto profesional, una retención legal, la seguridad, obligaciones contractuales u otra excepción legal.
Envíe una solicitud mediante unionstack.ca/data-request o escriba a legal@unionstack.ca. Es posible que debamos verificar su identidad y aclarar el alcance antes de responder. No le pediremos que incluya registros sensibles en el formulario público. Si la solicitud se refiere a información bajo el control de un cliente de UnionStack, normalmente la dirigiremos a ese cliente o lo ayudaremos a responder.
Puede cambiar su elección de análisis del sitio público en unionstack.ca/cookies. Puede cancelar las comunicaciones comerciales opcionales de UnionStack siguiendo las instrucciones del mensaje. Retirar el consentimiento no afecta a tratamientos ya realizados y puede no aplicarse a información necesaria para prestar un servicio solicitado o cumplir obligaciones legales.
12. Menores de edad
UnionStack no dirige su sitio web público, pruebas ni cuentas de administración de clientes a niños. Un cliente puede tener registros legítimos sobre afiliados, dependientes, participantes en eventos u otras personas menores de edad. El cliente es responsable de obtener toda autoridad requerida y utilizar avisos o consentimientos apropiados para la edad. UnionStack trata esos registros únicamente para prestar el servicio conforme a las instrucciones del cliente y la legislación aplicable.
13. Cambios en esta política
Podemos actualizar esta política cuando cambien nuestras prácticas, servicios, proveedores u obligaciones legales. Publicaremos la fecha revisada al inicio de la política. Cuando un cambio afecte de manera importante al tratamiento de información personal, proporcionaremos un aviso adicional cuando corresponda o sea obligatorio.
Cuando corresponda, explicaremos una nueva finalidad o comunicación sustancial y obtendremos el consentimiento necesario antes de aplicarla. Los Clientes también deben revisar sus avisos para afiliados, empleadores y participantes al habilitar un proceso que cambie su tratamiento de información personal.
14. Contactar con el responsable de privacidad
Las preguntas, solicitudes de privacidad y reclamaciones pueden dirigirse al responsable de privacidad en legal@unionstack.ca o mediante unionstack.ca/data-request.
UnionStack Software Inc., 224 Eagle Pl, Regina, Saskatchewan S4Y 1H4, Canada
Revisaremos las reclamaciones, investigaremos cuando corresponda y explicaremos el resultado. También puede contactar con la autoridad de privacidad competente en el asunto.