La configuración resulta útil cuando cada campo tiene un responsable y una finalidad. Que un valor figurara en una hoja de cálculo antigua no basta para recopilarlo.
Paso 01
Parta de una decisión
Para cada campo propuesto, identifique quién lo proporciona, quién lo usa y qué acción o informe depende de él.
Paso 02
Elija el registro responsable
Coloque el valor en el registro de persona, puesto, organización, convenio o caso responsable de mantenerlo.
Paso 03
Pruebe casos límite
Pruebe registros normales, inusuales e incompletos antes de hacer obligatorio un campo o publicarlo para un público más amplio.
Un ejemplo práctico
Antes de añadir un campo de texto «Sección local» a cada persona, determine si corresponde a una relación organizativa o un puesto. La relación estructurada conserva fechas y permite delimitar el trabajo. Reserve los campos personalizados para información propia del tipo de registro.
Comprobaciones que realizar
- Documente valores permitidos, obligatoriedad y quién puede corregir cada campo.
- Pruebe el campo en una búsqueda, una importación y una tarea real antes de adoptarlo.